メールは疲れた時に!仕事の生産性が劇的にアップする7つの方法

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2015.08.12

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その日のうちに終わらせなければいけないタスクを、全部きちんと終えられていますか?

どんどん変更されるスケジュールにタイトな締め切り……。そればかりか、新しいスキルを身につけるための勉強も欠かせません。

結果、すべてをこなすために、私たちは長時間働きがちになってしまうもの。

しかし多くの研究で、長時間労働は生産性を落とし、最終的にできる仕事の量は変わらないことが明らかになっています。

『Inc.』の記事から、ニューロリーダーシップ・インスティチュートのジョシュ・デイヴィス博士による「仕事の生産性を劇的にアップさせ、クリエイティブになれる7つの方法」を見てみましょう。

■1:スマートなスケジュールづくりをしよう

まずは、「その日にやらなければならない、いちばん大事なタスクはなにか」を考えましょう。そして、「どうしたらその仕事を最高のコンディションでできるのか」も。比較的重要度が低いタスクは、その後に入れればいいのです。優先度を見極めることが、生産性アップの秘訣です。

■2:「決断疲れ」に注意しましょう

なんらかの決断を行うことは、脳を疲れさせ、その後の決断を難しくすることがわかっています。特にメールに関わるとき、「いま送るべきか」「全員に送れているか」「このいい方でよいのか」と、私たちは無意識にたくさんの決断をしています。

決断疲れに大事な仕事を邪魔されないように、プレゼンテーションや、あるいはクリエイティブな作業をする前、少なくとも20分はメール作業を控えましょう。

■3:メール作業は疲れた時間のためにとっておこう

疲れて集中できないと感じたら、メールや収支レポートなどに手を出すベストタイミング。こうした比較的重要でない作業は、集中できるクリエイティブな時間にではなく、自分の精神的エネルギーが低下してきていると感じたときにやるべきなのです。

■4:いまの感情に合わせたタスクを選ぼう

感情、効率的に活動できるかどうかに大きく影響を与えます。感情に振り回されるのではなく、自覚的になり、それを受け入れましょう。

たとえば怒りを感じているときは、気が乗らないものに向かうのに適しているときでもあります。でも、誰かと一緒に活動しなければならないとき、怒りは邪魔になりますよね。感情を無理に押し殺すのではなく、それに合わせたタスクをするようにしましょう。

■5:タスクの「中断」を利用しよう

集中しているときに邪魔が入るのは嫌なもの。しかし、中断されることにはよい側面もあります。私たちはなにかの作業に没頭していると、その最中には自分がやっていることについての振り返りができないのです。

集中しているとき誰かに話しかけられたら、それは自分のやっていることを考えなおすチャンスだと思いましょう。

そして、その人が話し終えていなくなったら、自分のいまやっているタスクについて「いまやるべきことかな? これをやるために適した精神状態かな?」と、いま一度チェックしてみてください。

■6:ちょっとした運動で自分のムードをリセットしよう

運動は自分の気持ちをポジティブムードに切り替えることができるので、気分をリセットしたいときに効果的。

たとえばウォーキングやジョギング、階段の上り下りなど、ちょっとした運動を取り入れると、不安感をぐっと減らすことができます。出張先でプレゼンテーションをしなければならないとき、準備のなかに15分のジョギングを取り入れてみましょう。

■7:窓の外を眺める時間を作ろう

人間である以上、気が散ってしまうのは仕方がありません。でもそんなとき、メールを見たりネットサーフィンをしたり、ゲームをしたりすると時間があっという間に過ぎて、やるべきことをやる時間がなくなってしまいます。

代わりにお勧めなのは、窓の外を見ること。そうすることで、ぼんやりと心をさまよわせる状態になり、アイディアが頭のなかでつながってクリエイティブなことを思いつきやすくなります。そして、窓の外を眺めるのに飽きたら、仕事に戻る時間です。

感情やムードを仕事に持ち込むことは、NGだといわれがち。でもそれらを認めて上手につきあうことで、脳は元気になり、仕事はもっとはかどるのです。無理せず自分の気持ちをコントロールする術を学びましょう。

(文/スケルトンワークス)

 

【参考】

7 Simple Tweaks That Make Your Brain Work Remarkably Well-Inc.

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