相談時間は5分だけと決める!オフィスでの意外な時間短縮術8つ

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2015.08.23

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「時間がない!」と焦ることは誰にでもあるもの。時間を短縮することは、すべてのビジネスパーソンの永遠のテーマです。かといって1日を30時間にすることは誰にもできませんが、時間を有効に活用することは誰にでもできるはずです。

『Entrepreneur』では、オフィスでの時間を有効活用するための8つのちょっとした工夫が紹介されています。どれも簡単で、すぐにできるものばかり。きょうから実践して残業時間を減らしましょう!

■1:人の話は立ちあがって聞く

仕事相手がオフィスに入ってきたら、椅子から立ち上がりましょう。そうすることで、相手の話を短く済ませることができます。

わざわざ立ち上がって話を聞いている相手に、長々と話を続ける人はいません。無言の圧力で、要点だけをまとめた話を聞くことができるわけです。

■2:オフィスに客用の椅子は置かない

立ち上がって話を聞くのと同様、オフィスに客用の椅子を置かなければ、無駄話をさせなくてすみます。

人は座って楽な姿勢になってしまうと、急ぎではないことまで話したくなるもの。居心地のいい環境をあえてつくらないことで、おしゃべり時間の無駄を防止できるのです。

■3:親睦は仕事中ではなくランチで深める

仕事とは関係なく、相手のことを知るためのおしゃべりも、仕事を円滑に進めていく上では重要。ですが、仕事中に世間話をするのは時間の無駄。おしゃべりはランチをしながらにしましょう。一緒に食事をすればグッと距離を縮めることができますし、仕事の時間を無駄にすることなくコミュニケーションがとれます。

■4:話せる時間を先に提示する

相談や質問を持ちかけられたら、「いまちょっと忙しいので、5分なら話せます」と先に時間を提示しましょう。5分が近づいてきたら、時計を見るなどしてそれとなく相手に知らせます。

5分では解決できないような問題や、考える時間が必要な場合は、スケジュールを組んで別に時間を取りましょう。解決しない問題をダラダラ話すことを防止できます。

■5:知らない番号の電話には出ない

営業電話の相手をする時間ほど無駄なものはありません。知らない番号の電話、番号が非通知の電話には出ないようにします。本当に用事がある人は留守番電話にメッセージを残しますから、折り返しがければ問題ありません。

うっかり営業などの電話に出てしまい、相手の話が長引きそうなときは、「すみませんが、別な電話に出なければなりませんので、改めてお電話します」と切り上げましょう。

■6:通知音はオフにする

メールのチェックは30分に1度まで。さらに、メールの受信やSNSのメッセージ受信の通知音は必ずオフに設定します。

通知音が鳴ると、気になって仕事になりません。メールに振り回されないようにしましょう。

■7:理由と一緒に「入室禁止」の札をかける

誰にも邪魔されずに集中したいときがあります。そんなときはオフィスのドアに、ホテルの「起こさないでください」の札のような「入室禁止」の札をかけます。

ただ、これだけでは入ってくる人も多いので、理由も書き添えるのが有効。「入室禁止-ウェブ会議中」などのように書いておけば、誰も入ってきません。

■8:ガラス窓つきのドアは廃止する

オフィスのドアにガラス窓がついていると気が散ります。前を通る人が、「入ってもいいですか?」「いま話せますか?」などとジェスチャーで話しかけてくるのです。

本当に集中して仕事の時間を短縮したいなら、ガラス窓のついたドアは廃止して、オフィスに入らないと話しかけられないようにしましょう。

ほんの少しの工夫で、無駄な時間は減らせます。ちょっとしたことの積み重ねで、効率アップをめざしましょう!

(文/スケルトンワークス)

 

【参考】

8 Weird But Effective Strategies for Saving Time-Entrepreneur

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