時間は作れる!会社内で時間を有効に使うための「6つのスキル」

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2015.12.29

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厚生労働省が行っている労働時間の調査では、平成26年度の月間実労時間は平均で145.1時間でした。平成9年度の調査では157.6時間だったということなので、労働時間は平均としては減る傾向にあるようです。

しかし、仕事の多さはなかなか変わりません。「時間がない!」と毎日感じている人もいるはず。

そこで『Coaching Positive Performance』を参考に、時間を有効に使うための6つのスキルをご紹介します。残業を減らしてアフター5を満喫しちゃいましょう。

■1:いま、もっとも必要な仕事を考える

もし仕事の時間を半分にされたら、どの仕事をしますか? これはもっともシンプルに仕事の優先順位を知ることができる質問です。時間を有効に使おうと考えた時に、最初にしなければならないのは、優先順位を決めること。いま、もっともする必要があることをはっきりさせましょう。

■2:いま、もっともやらなくていいことを考える

今日する予定のことのなかで、いちばん生産性がない作業を選んでください。それをやらずに済ます方法を考えましょう。具体的には「やらない」「自動化する」「人を使う」「委託する」といった方法があります。スケジュール帳を見て、これらの方法でできると考えられるものは、自分でやるのはやめましょう。

■3:大事にすべき人間関係だけを優先する

「パレートの法則」をご存知ですか? 「全体の数値の大部分は、全体を構成する一部の要素がつくり出している」というもの。人間関係でも同じことがいえます。

すべての人間関係が等しく重要なのではなく、全体の80%のいい影響をもたらしてくれているのは20%の人々なのです。人に順位をつけるのは気が引けますが、ビジネスにおいては必要なこと。大事にするべき関係を優先させて、時間を有効に使いましょう。

■4:いい影響が得られない関係は断ち切る

逆に、全体の80%のトラブルを作っているのも20%の人々です。ビジネスでは人間関係を切り捨てることも、新しい関係を築くことと同じくらい重要なもの。関係を続けていても自分に利益がない、むしろ損害すら出る恐れがあると判断した人とは、ばっさり関係を断ちましょう。

■5:「明日いちばんにやること」を決めておく

退勤する前に「明日やるべきもっとも優先順位の高い仕事はなにか」を考えておきましょう。そして、翌日出勤したらそれを最初にやるのです。これだけで気持ちにもゆとりが出ますし、1日の時間を有効に使うことができるようになります。

■6:仕事する時間を減らす

できるだけ仕事する時間を短くするようにしましょう。「時間がある」と思うからダラダラしてしまうのです。

いくらでも時間を延長できてしまう会議では、結局なにも決まらないことが多いですよね。無駄に使う時間がなければ、する必要がないことはしなくなります。仕事する時間を短縮して、「集中しなければならない」状況をつくってください。

現代人は誰しも時間がないもの。優先順位をしっかり決めて、やるべきことに集中しましょう。

(文/スケルトンワークス)

 

【参考】

6 Powerful questions for your time management review-Coaching Positive Performance

毎月勤労統計調査-厚生労働省

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