年間で30万時間も無駄!ダラダラ会議をやめるための6つの工夫

  • LINEで送る
2016.01.20

shutterstock_184675706

コンサルティング会社のベインが行った調査によると、日本の大企業はなんと年間30万時間を会議に消費しているそうです。

だらだらと話し合い、発言しない人が多く、いつまでも決まらず、結局、根回しで決まったことが決定される意味のない会議……。

そんな無駄な会議を行う日本企業で働いている人たちは、多くの時間を浪費してしまっています。

では、外資系企業や海外の企業は、無駄を省くためにどのような工夫を行っているのでしょうか?

■1:会議の時間を15分に決めてタイマーをセットする

アメリカのビジネス雑誌『Fast Company』でも紹介されているのが、この方法。

人間の集中力は、18分が限界。それ以上だと疲労感があるので、会議の時間を15分に設定するといいそうです。

また、時間を制限することでアイデアが生まれやすくなるのだとか。

そのため、タイマーもセットするというわけ。タイマーが鳴ったら会議を終了させるのだとすれば、たしかにだらだらしなくなるでしょう。

■2:立ったまま会議を行う

外資系で多いのが「スタンドアップミーティング」。その名のとおり、立ったまま会議をするのです。日本の企業でも、朝会だけこのスタイルを取り入れているところは少なくないでしょう。

普段の会議でも、立ったまま行うとアイデアが生まれやすくなるそうです。時間を決め、円になってスタンダップミーティングすると効率的でしょう。

■3:発言しなかった人は次回の会議に参加させない

外資系の企業では、発言しなかった人は会議に来る必要性がありません。

そのため、発言しなかった人は、次回の会議からそもそも呼ばれないのです。発言がなによりも大切で、意思決定や方向性を決めるための会議ですから、なにもいわない人に参加する権利はありません。

こうして無駄な人員を省き、合理的な会議が行われるようになっているのです。少しシビアかもしれませんが、質を高めてより良質な会議にしていくために、必要なことなのです。

■4:不毛な会議はメールで済ませる

一度会議をしてみて、あまりに不毛で生産性の低い会議だと感じた場合、どちらからともなく次回からメールで行うように提案されることもあります。

こうすれば空いた時間にチェックできますので、時間効率の上で優先順位などが変わります。

顔を突き合わせる会議では時間を取られることでも、メールなら好きなときにチェックすればいいので、時間の使い方が効率化されて双方にメリットがあります。

外資系はストレートにものをいう人も多いので、不毛な会議が繰り返されている場合は、はっきり「メールにして!」と伝える人も多いのだとか。余計な会議をしないようにして相手の時間も大切にしたいものですね。

■5:会議前に根回しをしない

日本の会議でよくあるのがこれ。事前の根回しが重要で、会議で話すときにはすでに結論が出ているというやつです。外資系の企業の会議では、激論が交わされるため裏でコソコソ根回しをすることはありません。

もちろん会議の議題についてあらかじめ話し合うことはあるのですが、根回しまではいきません。

こうした日本独特の文化にはいい面もありますが、壮大な時間の無駄を産んでしまいます。根回しだけで物事が決まるのであれば会議は必要ありません。会議は意思決定を行う場所。根回しは時間の浪費を有無だけなのです。

■6:会議の目的を明確にしてそれを全員が理解する

アメリカの新進気鋭コンサルタント、アル・ピタンパリ氏が提唱する「モダンミーティング」7つの原則で強調されているのがこの点。

ブレイン・ストーミングが目的なのか、なにかを決定したいのか、ただ報告を全体に回したいのか、会議には目的が必要です。

ピタンパリ氏は、『日経Bizアカデミー』で「目的をしっかり立てること、つまり、会議の目的とはなにかについて、根本的に皆が理解すること、あえて皆が集って会議を実施するに値する問題とは何であるかを、メンバー全員がしっかり理解すること、これこそが、私が一番伝えたいことなのです」と主張しています。

きっぱりと目的意識を持って、必要なことを必要な人数でテキパキと決めていく。それが外資系の理想の会議です。

日本人が無駄にしている時間は年間30万時間。それだけあれば、他の仕事を進めることができて早く帰れるはず。こうした無駄を省くために、外資系では効率よく合理的に会議が進められているのです。

もちろん外資系がすべて正しいわけではなく、海外の企業にも無駄な会議はあるのですが、合理性やキビキビした態度などは見習うべきでしょう。

(文/渡邉ハム太郎)

 

【参考】

調査レポート:大企業は会議で年間30万時間を浪費している-株式会社イノーバ

9 Science-Backed Methods For More Productive Meetings-Fast Company

第3回 日本の企業に多いコンセンサス重視型会議の致命的な欠点とは(1/4ページ) – ダメ会議を撲滅する処方箋とは-日経Bizアカデミー

関連記事