会議は1回15分に設定!無駄な会議をなくすための6つの習慣

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2016.02.09

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無駄な会議は誰しもやりたくないもの。

ニュースサイト『しらべぇ』の調査では、全国20代~60代の男女1,353名のおよそ3割が「会議に意味はない」と思っていることが明らかになっています。

割り切って会議に参加するほうが、精神衛生上はよさそうです。

ただ、以下の6つを習慣化することで、無駄な時間を減らすことはできます。ストレスを感じている人は、普段の会議でどれだけできているのか確認してみましょう。

■1:アジェンダをしっかり明確に決める

その会議では、いったいなにを話し合う必要があり、なにを決定する必要があるのでしょう? 会議をセッティングするからには、確実にその目的を果たさないと時間のムダになってしまいます。

時間に対して、あまり多くのアジェンダを設定しても、結局話せなかったということになってしまいます。そこで確実に決めたいこと、話し合って結論を出したいことなどを絞りましょう。その上で、必要なメンバーだけを集めて話し合うことが、会議をより効率的なものにします。

■2:1回の会議を15分単位で設定する

人数やトピックに関わらず、感技は1時間単位で設定しがちです。1日に何種類もの会議が1時間単位で詰まっていたら、当然自分のタスクをこなす時間を確保できなくなるでしょう。

そこで提案したいのが、内容と人数によって会議にかける時間を柔軟に変えることです。かつて私は、1回の会議を15分単位で設定することを試みたことがあります。その際、アジェンダは1つか2つに絞り、必ず事前に参加者にアイデアや提案を持ち寄るようお願いした上で会議に臨みました。

人数も10人以下であれば、多くの場合15分、30分程度で十分だと実感できました。事前にアジェンダをメンバーに伝え、準備をしておくことで、会議の時間を有効に使うことができるようになり、残業も減っていきました。会議を考える時間にしないことが重要です。

1つ気をつけたいのは、参加者に外国人もいる場合。そんなときには通訳が入ることもあるので、少し余裕を持って設定したほうがいいです。

■3:しっかり板書して内容を可視化する

議事録を取るのはもちろん大切ですが、会議の後にまとめた議事録を読まない人は案外多いもの。いちばんの理由は、「読む暇がないから」または「他に優先したいタスクがあるから」。

議事録は記録に残す意味では重要ですが、どんな理由であれ、読まれない議事録を送って情報共有、共通認識を期待しても意味はありません。

では、会議の効率化に板書がどのような効果をもたらすのでしょう。時間も短く、参加者それぞれが準備をしてきている前提で会議に臨んでいるとすると、全員が確実に目的を短時間で果たそうとします。会議の目的を達成することに集中できるのです。

その際、話の内容を端的に可視化することで、参加者の間に共通認識を生むことができます。なんとなくその場にいるだけではなく、参加者の頭のなかにしっかり会議の内容がたたき込めるわけです。

■4:定例会議をやめる

よく、毎週行われる報告会や定例会議が開かれます。しかし、そのほとんどが惰性で開かれており、メールやグループウェアでの共有で十分な場合が多いのです。

明確な議題がない限り、ただ情報共有するだけの会議は減らし、会議の定例化も必要以上に設定しないことがムダな会議を減らすポイントになります。

■5:効率的に進めるためのルールを設定する

ただやみくもに、参加者が好き勝手に思いつきで発言していたら、限られた時間内でまとまるものもまとまりません。

そこで、会議の進め方に以下の3つのルールを設定してみてはいかがでしょう。

(1)意見や結論に反対意見を述べるときは必ず代替案を出す

ただ「気に入らない」、思いつきで「うまくいかない気がする」、そのような根拠のない否定や反対意見をすべて受け入れていたら結論は出ません。必ず代替案を出すというルールを設けることで、議論も意味のあるものに変わります。

(2)発言するときは挙手する

参加者が好き勝手にいいたい放題なのは時間のムダです。発言するときは挙手をすることで、聞き手も集中して話を聞くことができます。

(3)決まったことを進めるためにタスクの担当者を決める

会議で決まっていくことや、話し合いの内容を板書したら、それを進めていくためにタスクとその担当者を明確にしましょう。

■6:ファシリテーターを立てる

全員がなんとなく集まって会議をスタートするのではなく、きちんと会議を進行する人を決めておくことも、会議を時間のムダにしないために重要。時間を計り、意見をまとめ、テンポ良く会議を進めるためにも、ファシリテーター(議事進行役)の存在は必要です。

どれも頭ではわかっているようなことかもしれません。それがうまくいかなかったから悩んでいるのかもしれません。でも、うまくいかなかったのは、習慣化されていないからです。

目の前の締切や業務や情報に追われ、わかっているつもりでも忘れてしまってムダな時間を過ごしてしまうことは多いものです。アジェンダをひとつの会議に詰めすぎて、結局内容がまとまりきらないこともありえます。

忙しいときこそ、会議ひとつのあり方を見なおし、チーム全体で意識し続ける。そうすれば、習慣化できるようになるでしょう。

(文/hazuki)

 

【参考】

How Much Do We Spend in Meetings?-themuse

会社の会議は意味がない?でも「なくせない理由」とは…-しらべぇ

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