30分経ったら休憩を!作業効率を上げて残業を減らす10の方法

  • LINEで送る
2016.02.25

shutterstock_331774382

毎日、残業続きで疲れていませんか?

『Vorkers』の調査によれば、会社員の平均残業時間は平均47時間。41.2%の人が20時間から40時間の残業をしていることがわかっています。

残業を減らすためには、作業効率を上げることが必要です。しかし、どのようにすれば作業効率は上げられるのでしょうか? 今回、『itv』を参考に作業効率を上げるためのポイントを10個にまとめました。

■1:残業しない

疲れているときに2~3時間仕事をしたところで、成果は上がりません。

残業すると、なんとなく仕事をしたような気持ちになりますが、実際には集中して定時までに仕事を終えたほうが能率はいいのです。仕事はダラダラ長時間するのではなく、メリハリをつけて短時間で終わらせる習慣をつけましょう。

■2:5分休憩してリフレッシュする

人間の集中力は25分から、せいぜい45分くらいまでしかもちません。30分に一度くらいを目安に、休憩するようにしましょう。コーヒーを飲む、立ち上がってストレッチする、外を眺めるなど、少しデスクから離れるだけで、集中力が回復します。

■3:体を動かす

立ち上がって少し体を動かすことで、脳に血液が送られ、気持ちがリフレッシュされます。疲れがたまって思考が鈍ってきたら、15分ほど体を動かしましょう。ストレッチや、フロアを歩き回るのも効果的です。

■4:短いミーティングを行う

やることが山積みになっている状態では、なにがいちばん大事なことかわからなくなってしまいがち。

毎日チームで重要事項を共有するミーティングを行うことで、仕事の優先順位を確認しながら効率よく仕事を進めることができます。こまめに短いチームミーティングを行うと、会議を短時間に収めることもできるようになります。

■5:メールの処理に時間をかけない

ビジネスで本当に大切なことは、すべてメールの受信トレイの外で行われています。メールの処理は時間をかけずに、必要なものだけ迅速に行うようにしましょう。メール処理に時間を取られるのはナンセンスです。

■6:「イヤなこと処理時間」を設定する

クレーム処理などのイヤな仕事、気が重くなるような仕事を後回しにしていませんか? 仕事を後回しにしても、結局1日中そのことで頭がいっぱいになってしまうもの。

どうせやらなければならないことなのですから、業務開始後の1時間を「イヤなこと処理時間」として設定し、はじめにすべて終わらせてしまいましょう。

■7:やるべきことは覚えずメモする

人の脳には限界があります。自分の頭で覚えなくてもいいことは、外部メモリに頼りましょう。

やるべきことやスケジュールなどはメモしてしまい、考える作業だけに脳を使うのです。便利なアプリもありますし、普通のメモ帳でも構いません。それだけで作業効率がぐっと上がります。

■8:考える時間をつくる

仕事中に黙って考え込んでいると、「ボンヤリするな」と怒られてしまいそうですが、実はこうした「考える」時間こそが重要なのです。

いま優先すべきことはなんなのかと考えたり、また、新しいアイディアなどを生み出したりするためにも、「ただ考える」時間は重要です。

■9:会議に出席しない

議題や終了時間が明確でない会議はもちろんですが、こうしたことがハッキリしている会議でも、基本的には時間の無駄です。欠席する旨を伝える謝罪メールを打ったほうが、よほど時間を有意義に使えます。

■10:自分の言葉を意識する

言葉は自分にも相手にも影響を与えるもの。言葉の使い方ひとつで、仕事へのモチベーションも変わってきます。

後輩を注意するときでも「なんでこんなミスをしたのか」と言うより、「このミスは次回からしないように」と言ったほうが素直に聞いてくれるでしょう。言葉も仕事の道具のひとつです。意識して使うように心がけましょう。

仕事は長時間すればいいというものではありません。大切なのは、効率を上げること。短時間で、よりよい成果を上げるように心がけましょう。

(文/スケルトンワークス)

 

【参考】

Top 10 tips to increase productivity in the workplace-itv

約6万8000件の社員クチコミから分析した’残業時間’に関するレポート-Vorkers

関連記事