確認は1日3回のみ!仕事の速い人がやっている効率的なメール術

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2016.03.12

suzie.20160312

たとえば、毎日遅くまで残業続きなのに、そのわりには成果をなかなか出せないとか。あるいは、忙しすぎて自分の時間がつくれないとか。

時間をうまく使いこなすことができず、密かに悩んでいるという方も多いのではないでしょうか? そこでご紹介したいのが、『仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方』(理央周著、日本実業出版社)。

著者は、トヨタ系列の日系企業に就職し、入社3年目にして外資系企業のフィリップモリスに転職。以後もアマゾンやマスターカードなど、10社を経験してきたという人物。

つまり本書では、そんなプロセスのなかで身につけた独自の時間管理術を明かしているわけです。

ところでそんな著者は、複数の職場でたくさんの優秀な人たちと働くことによって、大切なことを学んだのだといいます。

それは、「仕事には、こなすことが目的の『作業』と、価値を生み出すことが目的の『価業』のふたつがある」ということ。当然のことながら、「価値」を大切にする必要があるということです。

事実、仕事の速い人は「作業」をどんどん効率化して時間を短縮し、成果につながる「価業」を充実させる時間の使い方をしているもの。

ところが仕事の遅い人は常に「作業」に追われ、結果的にはそれで仕事をしたつもりになってしまうということに……。

■まずやるべきことを明確にする

では、そんな状況から抜け出して「仕事の速い人」になるためには、いったいどうしたらいいのでしょうか?

この点について著者は、「時間の使い方」次第で成果が大きく変化し、より有意義な人生を過ごせるようになると主張しています。

その際の重要ポイントは、不要なものをきっぱりと「捨てる」こと、「なにをやめて、なにをやるか」を決め、「やるべきことを明確にする」ことからはじめる必要があるということです。

たとえばそれは、メールについてもいえるとか。メールに時間をかけすぎないように、考えるべきことがあるというのです。

理由は明白で、「成果」を出すことが求められるのが仕事だから。それを前提に考えると、メールは仕事の目的ではなく、手段にすぎないということになるわけです。

だからこそ、メールの送受信に必要以上の時間をかけてはいけないと著者はいいます。メールをしただけで仕事をした気分になっている人は、メールだけではなんの成果も生んでいないことを自覚すべきだというのです。

■集中力を途切れないようにする

いっぽう、仕事が早い人はメールを手段と割り切り、できるだけ効率よく処理しているもの。

具体的にいえば、わざわざメールチェックをする時間をとらず、5分、10分の隙間時間を使っているのだといいます。

たしかに、メールが届くたびに仕事を中断するのは非効率的。そんなことになるのを防ぐためにも、メールボックスを開くのは1日数回だけにして、「価業」(成果につながる仕事)に使うための時間の途中で集中力が途切れないようにすることが大切だといいます。

著者の場合は、朝に仕事(価業)をはじめる前に、脳のウォーミングアップとしてメールチェックをするのだそうです。

件名をざっと見て、「今日中に返事をしなくてはいけないもの」だけを受信ボックスに残し、メルマガや迷惑メールなどの残りは別フォルダに移動。

そしてそのとき、すぐに返信したほうがよいものはその場で返信するのだといいます。なぜなら、あとで返信するために、またメールを開くのは二度手間になるから。

そしてそのあとは、夜までメールソフトをシャットダウン。

■メールチェックは1日3回のみ

一般的に、ビジネスメールは24時間以内に返信するのがいいとされているのだそうです。なぜなら2日、3日も返信がないと、「仕事が遅い人」とみなされてしまうから。

しかし逆にいえば、ふだんは1日に3回メールをチェックしておけば、相手に失礼になることはないわけです。

朝に一度メールチェックをしたら、その後は午後の隙間時間に一度チェックし、最後に終業前に再チェックをすれば十分だということ。

そして、メールは開いたと同時に返信するのが効率的。もちろん確認事項があり、少し考えてからでないと返信できないものもあるでしょう。

しかしそういう場合でも、仕事が速い人はメールを受け取りっぱなしにせず、「メールを受信したこと」を伝えるメールを送ることが大切。

とはいえ、長々と書く必要はなし。「メールを拝受しました。ご指定の期日までには返信いたします。まずは拝受のお知らせまでで失礼します」と返信するだけでいいのだそうです。

このように、著者の時間の使い方はきわめて効率的。すぐに応用できることも多いので、本書の内容を活かせば時間の有効利用が可能になるかもしれません。

(文/書評家・印南敦史)

 

【参考】

理央周(2016)『仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方』日本実業出版社

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