数字は必ず右揃えに!簡単に勝てる「プレゼン資料」のテクニック

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2016.03.14

suzie.20160314

『プレゼンの勝つテクニック 図解 書く・伝える・フォローする』(天野暢子著、実業之日本社)の著者は、「プレゼン・コンシェルジュ」という一風変わった肩書きの持ち主。

いってみればプレゼンテーションに関わることならなんでも相談に乗り、最適なアドバイスをする仕事だということ。

広告代理店、新聞社、広告主などのマスコミ畑で働いてきた実績を持ち、プレゼンテーションのスキルは実務を通じて積み上げてきたそうですが、そんななか「上手に」とか「格好よく」と依頼されることはなかったのだそうです。

では、なんといわれたのかといえば、「勝てるものをつくってくれ」。

だから常に、「勝つためにはなにをすべきか?」しか考えてこなかったのだといいます。いうまでもなく、プレゼンは「勝つ」ことに意味があるから。

そこで本書でも、意識しているのはとことん「勝つ」こと。そこを軸として、プロが当たり前のようにやっていること、けれども簡単に実践でき、すぐに効果が出るテクニックを公開しているわけです。

きょうはSTEP1「資料作り」のなかから、数字と時間に関する項目に焦点を合わせてみたいと思います。

■数字は右揃え・小数点揃えで

売り上げや伸び率、人数、提案額など、プレゼンにおいては数字を使って説明することがよくあります。それは、相手を納得させるための有効な武器であるともいえるでしょう。

とはいっても、それは便利な反面、理解するのにいちばん時間のかかるものでもあります。

必ずしも、数字に強い人ばかりではないからですが、仮に数字を読み間違えさせてしまったとしたら、自分にも相手にも損害が生じることになります。

そこで読み間違えられないようにするために重要なのが、「数字は右揃え、小数点揃えで見せる」こと。

数字は「一」の位で揃えて見せるのが原則なので、必ず右揃えに。そして小数点を含む数字は小数点で揃えて表示。3ケタごとにカンマを振れば、さらに認識しやすくなるといいます。

単に「千人」「百万円」などを使わず、ストレートに把握できる表記で見せるべきだということ。

瞬時に数字が把握されれば、提案数字を正しく評価、検討してもらうことが可能に。その結果、「選ばれる資料」になるというわけです。

■意味の区切りにはスペースを

ひと続きの名称や用語は、「どこが意味の区切りなのか」がわかりにくく、相手を誤解させてしまうことがあります。

しかし、一瞬で意味がわからず考え込ませてしまうとしたら、それは相手の時間を奪うことにもなってしまいます。

そればかりか、意味を取り間違えられたり、誤解されたままになったりする可能性も否定できません。だとしたら、そんなプレゼンが成功するとは考えにくいはず。

そこで重要なのが、スペースで区切って意味を伝えること。

的確に文章の内容を把握してもらうために、まずは段落を分け、次に適宜、句読点で文を切るのです。

そして意味の区切りでは、スペースをはさんで字と字を分けて見せるといいのだとか。

たとえば

・北大学食ランキング

・加賀美香(氏名)

・東京都営業能力開発協会

・国立府中間高速料金

・関内科外科

これらはどれも、どこで区切ったらいいのかが判断しづらいのではないでしょうか? そこで、

・北 大学食ランキング

・加 賀 美 香(氏名) ← 姓と名の間を空けることで区別がつく

・東京都 営業能力開発協会

・国立府中 間 高速料金 ← 句読点や「・」を入れるべきではない言葉も、スペースを加えれば区切りが伝わる

・関 内科外科

というように、半角スペースと全角スペースを駆使すれば見やすくなるのです。

つまり相手を考え込ませることなく、ストレートに理解できる文章に変えてみれば、それは相手に無駄な時間をかけさせない資料になるということ。

その結果、素早く「決定」へと誘導できるわけです。

このように著者のプレゼン資料に対する考え方は、「勝つ」ことだけを目的としているだけあって実に具体的。応用できるポイントも多いので、プレゼンで悩んでいる人はぜひ参考にしてみてください。

(文/書評家・印南敦史)

 

【参考】

※天野暢子(2016)『プレゼンの勝つテクニック 図解 書く・伝える・フォローする』実業之日本社

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