多くの会社員が間違えている「ちゃんと数字で報告しろ!」の真意

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2016.05.17

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こんにちは。深沢真太郎です。

ビジネスパーソンを数字と論理に強くする「ビジネス数学」を提唱する、教育コンサルタントです。

■「数字で報告してくれ」の真意

上司に、こんなことをいわれた経験はありませんか?

「ちゃんと数字で報告してくれ」

「資料にはちゃんと数字を入れてくれ」

いわれた瞬間に「数字? めんどくさいな~」と憂鬱な気分になって、どんな資料を見せてどんな報告をすればいいのか途方に暮れる……。そんなビジネスパーソンも決して少なくないでしょう。

しかし、ここで間違えてはいけないことがひとつだけあります。この上司のリクエストは「数字を伝えてほしい」ということではなく、「ポイントとなるメッセージを数字で伝えてほしい」ということだとういう点です。

■「文章1と文章2」の違いとは

たとえば、次の2つの文章を読んでみてください。

<文章1>

先週の数字ですが、売上高は500万円であり、営業利益は145万円。営業利益率は29%でした。ちなみに先々週は売上高が400万円であり、営業利益は100万円。営業利益率は25%です。

つまり、営業利益は45万円増加し、営業利益率は25%から29%へと4ポイント増加しました。

参考までに、先週の客数は250人、先々週は200人です。つまり、客単価は先週も先々週も2万円と変わりませんでした。

<文章2>

先週のトピックスは営業利益45万円増と営業利益率4ポイント増の2つです。

その要因はプロモーション強化による客数増(50名)と、利益率の高い新製品がよく動いたことと考えられます。

■ストレスを感じるのはどちら?

さて、読んでいてストレスを感じる文章はどちらだったでしょうか。

あるいは想像してみてください。ご自分がこの文章を耳で聞く立場だとしたら、どちらの伝え方のほうが状況を理解でき、最後まで聞けるでしょうか?

答えはおそらく、<文章2>でしょう。

上司もおそらく同じだと思います。

いくら数字に強い人であっても、たくさんのデータを眺めたり、たくさんの数字が登場する会話を聞くのはストレスなのです。でも立場上、状況は正確に把握し、正しい指示をしなければなりません。あるいはその上司は、その状況をさらにその上司に説明しなければらないかもしれません。

ですから、当然こういう思考回路になるのです。

「ポイントだけでいいから、極めてわかりやすい言葉で伝えて」

■上司への報告は数字で伝えよう

上司が求めている「数字」は、メッセージが込められていない無機質な数字ではありません。もしそれを求めているのなら、ITで自動化でもしてパソコンの画面で数字の羅列をいつまでも眺めていればいいのです。

きちんとメッセージが込められた、人の血が通った数字が求められているのです。

どの職場でもソツなく仕事をこなしながら上司ともうまくやっていける人は、みんなこのことがわかっています。

決して上司に媚びなさいといいたいわけではありませんが、ストレスなく仕事をしていくためには、上司とのコミュニケーションは避けて通れません。ならば、上司にできるだけストレスをかけずにコミュニケーションできたほうがトクですよね。

「数字を伝える」ではなく、「数字で伝える」。

つくった報告資料、きちんと血が通っていますか?

(文/深沢真太郎)

 

【参考】

ビジネス数学の専門家 深沢真太郎 〜数字が苦手な人の救世主〜-YouTube

ビジネス数学ブログ

深沢真太郎(2015)『そもそも「論理的に考える」って何から始めればいいの?』日本実業出版社

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