もう「時間がない」は卒業!強制的に時間を生み出す7つのルール

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2016.06.03

jikan

いつも「時間がない!」と思っていませんか? それなのに、ついネットサーフィンをしてしまったり、やると決めた習慣をさぼってしまったり……。

今回ご紹介する『40代を後悔しない50のリスト【時間編】』(大塚寿著、ダイヤモンド社)には、40代のための時間活用術が50パターン掲載されています。

「◯◯ができなかった」「◯◯すればよかった」などという後悔が見出しになっているので、親近感が湧きやすいのではないでしょうか。

まだ20代、30代の人もいずれ訪れる40代に備え、読んでおいて損はありません。今回は本書のなかから、時間を生み出す「習慣術」をご紹介します。

■1:朝は毎日同じ時間にスタートさせる

時間をうまく使うコツは、生活を「ルール化」「パターン化」すること。特に重要なのは、朝のスタート時間を統一することだといいます。ここが崩れると、すべての予定が狂ってしまうからです。

たとえば毎朝同じ時間に起床し、同じ電車に乗ることをルールとした場合、もう1時間遅い電車で間に合う日でも、いつもと同じ電車に乗るのです。

そうすれば余った時間ができ、それを「ボーナス時間」として、読書や長期で取り組む仕事などに充てることができるというわけです。週末も同じ時間に起床し、朝のまとまった時間を有効に活用しましょう。

■2:物理的な「切り替えスイッチ」を設定する

オンとオフの切り替えにはコツがあります。それは物理的な「切り替えスイッチ」を設定すること。

オフィスに入るときに大きな声で「おはようございます」と挨拶することでスイッチをオンにし、「お先に失礼します」の挨拶でオフにするということでもOK。

頭のなかで切り替えようとするのではなく、体を使ったり声を出したりする方が効果があるというのです。

■3:「平均時間」を割り出し共有する

作業時間を短縮するためには、まず「デッドライン」を設けること。

それにプラスして「時間を測る」ことも重要。各々がどのような仕事にどれくらいの時間がかかったのかを測り、部署内で共有することによって、自分なりに効率化しようという意識に変わります。

また、部署内の共通の作業については平均時間を基準として示すと、それより早く作業を終えようという気持ちになり、結果的にスピードアップにつながるそうです。

効率的な人のやり方を取り入れようという意識になるため、全員の仕事スキルを上げることにもつながるわけです。

■4:「仮」でスケジュールを取っておく

40代の多くは中間管理職のため、他人に時間を奪われがち。スケジューラーなどでスケジュールを共有している場合は、2週間先まで予定を入力してしまいましょう。

細かな調整は後で行えば大丈夫。こうすれば、他の人はその時間に予定を入れなくなります。

また、顧客とのやり取りでも相手に候補日を出してもらうのではなく、「◯◯日の△△時は空いていらっしゃいますか?」などと自分が候補を出すようにしましょう。相手に失礼のないやりとりをすればまったく問題ありません。

■5:メールの返信は「自主ルール」を作る

メールをうまくさばいている人は「自主ルール」を決めています。

全メールを「顧客から」「ジャッジを求められているもの」「情報共有」の3つに分け、情報共有以外の2つについて重要なものはいったん素早く返信し、詳細は後でメールする旨を伝えるようにするなど。

それ以外にも、できるだけ短く返す、二度読みはしないなど、自分なりのルールを決めましょう。

■6:情報は必要最低限にし「どう編集して」「何を語れるか」を考える

ネットサーフィンやSNSのチェックは時間の浪費になるだけでなく、情報への依存や他の人との比較による不安などさまざまなデメリットを生むことも。

そして40代は情報を知っていることより、「それをどう語るか」が求められるもの。ネット上の情報は断片的なので、あたかもわかったような気になってしまいますが、それらを頭のなかで編集することが大切だということです。

そのためにはベースとなる知見を厚くするために本格的な専門書を読み込むことも必要になってくるといいます。自分にとって必要な情報とはなにか、それをもとに自分には何が語れるかを見極める力を養うべきだということ。

■7:時間は細切れに分割する

東京勤務のビジネスパーソンの通勤時間の平均は58分。往復すると勤務時間の25%にものぼるため、有効に使わない手はありません。

集中力を持続させるにはこの通勤時間も分割するのがポイント。「最初の20分は読書、次の10分はブレスト」などと時間割をつくってみましょう。なにかとなにかを交互に行うことで。より集中しやすくなるそうです。

仕事でもプライベートでも時間を上手に使えると、充実度がアップしますよね。

忙しい40代だからこそ、限られた時間を活用して人生を楽しみたいものです。毎日やることに追われて「時間がない!」という人は、現在の自分の時間の使い方を見直してみてはいかがでしょう?

(文/平野鞠)

 

【参考】

大塚寿(2016)『40代を後悔しない50のリスト【時間編】』ダイヤモンド社

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