最初の2日で8割終わらせる!元マイクロソフト社員の超速時間術

  • LINEで送る
2016.07.01

naze2

「毎日残業ばかり」「やりたいことがあるのに、仕事が忙しくて時間がない」という人は多いはず。また、決してさぼっているわけではないのに、締め切りギリギリになるといつも時間が足らず徹夜になってしまうという人もいるのではないでしょうか。

『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』(中島聡著、文響社)の著者は、元マイクロソフトの伝説的なプログラマー。「ドラッグ&ドロップ」や「ダブルクリック」などを現在の形にしたことでも知られています。

本書は、著者がアメリカで優秀なプログラマーたちと仕事をするなかで編み出した時間術が紹介されたもの。

人の能力がいきなり向上することはなくても、すべての人に等しく与えられている「時間」の使い方を徹底的に突き詰めれば、必ず成果をあげることができるといいます。

それでは早速、具体的な方法を見ていきましょう。

■常に締め切りを守れる人は100人中1人もいない

著者が日米で優秀なプログラマーたちと仕事をするなかで、「常に締め切りを守れるような仕事をする人」は100人中1人もいなかったといいます。

チームで仕事をする場合、誰かのタスクの遅れは他のタスクの完了に影響し、最終的に全体のスケジュールの遅れに発展してしまいます。

そんな状況を避けるには、プロジェクトに関わるすべての人が「必ず期日内に仕上げる」という強い意志を持って仕事に臨まなければいけません。

予測不能な事態が起こることは避けられませんが、スケジュールの立て方、仕事の進め方を改善すれば、常に締め切りを守ることは可能なのです。

■「ラストスパートでなんとかなる」が諸悪の根源!

締め切りに対して多くの人考えがちなのが、「予定通りに仕事が進むとは限らない」「締め切り目前になんとかしてがんばる」「どうしても間に合わなければスケジュール変更をしてもらうしかない」という3つ。

締め切り=努力目標のような意識がどこかにあり、目標に向かって精一杯努力することが大切という体育会系の姿勢になってしまっているのです。

そして、いちばんいけないのが「最後にがんばればなんとかなる」というラストスパート志向。

これでは最後の最後までその仕事の難易度がわからないうえ、期間の後半に予想外のアクシデントが起きた際、タスク完了までの時間が延び、他の人に迷惑をかけてしまうこともあります。だからまず、この考えは捨てなければいけません。

■最初の「2日で8割」終わらせれば余裕が生まれる

たとえば上司から「この仕事を10日でやっておいて」といわれたとします。大事なのはまずここで「(10日で)できると思います」と安易に返事をしないこと。「まずはどのくらいかかるかやってみるので、スケジュールの割り出しのために2日ください」と答えましょう。

そうしたら、その2日間は全力でその仕事に取り組み、「ほぼ完成」の状態にまでもっていきます。ここで「8割方できた」という感覚があれば、上司に「10日でできます」と伝えればOK。

もしそこまで至らなかったら、相当難しい仕事と覚悟し、上司に締め切りの延長を相談してみてください。上司に延長を申し出るのは早いに越したことはありません。

つまり、与えられた期間の2割で8割の仕事を完成させることが、締め切りを厳守するための仕事術なのです。締め切りが5日後なら1日、3日後なら半日、1日なら3時間が目安です。

2割の期間で8割の仕事が終わっていれば、残りの8割の期間でゆったりと2割の仕事をすればいいだけです。次の仕事の準備やこまごまとした他の仕事をすることもできるでしょう。

時間に余裕がある時期に全力疾走し、締め切りが近づいたら流す。これくらいハードなスタートダッシュをしない限り、ラストスパート志向はなかなか変えられないものです。

■次回が大変になるので締め切り前の提出は絶対ダメ

ただし、いくら2日間で仕事が8割終わったからといって、もう1日がんばって3日でそれを完成させて上司に持っていくのはNG。

3日で終わらせれば、続けざまに次の仕事を依頼され、さらに同程度の仕事なら3日でできるだろうと締め切りを短く設定されてしまいます。

2日間全力で働くことができても、永遠に全力で働くことはできません。いつも全力を出していると真の実力が出せなくなってしまいます。

仕事を早く終わらせることより、安定して続けることを意識することが大切なのです。結果的には焦って仕事をしていたときよりも早く、高い完成度の仕事ができるようになるでしょう。

さらに、2日で8割の仕事が終わっていると心の余裕も生まれるもの。生産効率も上がり、よい循環を生み出せるはずです。

著者は仕事を全力でやる初めの2日間を、「手を動かしながら考える」状態だといいます。メールもSNSもシャットアウト、仕事の合間に散歩したりコーヒーを淹れたりすることもないそうです。

想像するより簡単なことではありませんが、これが時間を制する方法なのです。本書を参考に、自分の時間の使い方を振り返り、時間の主導権を自分の手に取り戻しましょう。

(文/平野鞠)

 

【参考】

中島聡(2016)『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』文響社

関連記事