10分早く帰れる!仕事の効率が劇的にアップするテクニック3つ

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2014.12.03

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最近、ノー残業デーを設ける会社、あるいは残業に厳しい会社が増えてきましたよね。これはこれでありがたいことですが、仕事が残っている時はちょっと困ってしまいませんか?

定時にオフィスの電気が全部消されちゃったり、上司から「残業するな!」なんて追い出されたりすると「あと10分でいいから待って!」と焦ってしまいますよね。

そこで今回は、その“10分”を短縮するための仕事術を、ビジネスノウハウを紹介するサイト『U-NOTE』を参考にご紹介したいと思います。

■1:自分の言葉に落とし込む

仕事を理解していないと、「これでいいのだろうか」と不安を抱えたまま作業を進めることになり、結果的に効率が下がります。

また、上司に企画書を提出して、「キミは何もわかってない!」とダメ出しをくらったことはありませんか? 理解せずに進めていくことで、やり直しになり二度手間、三度手間になることも珍しくありません。

でも、本当は理解できていなくても、理解しているつもりになっちゃうことってよくあるんですよね。

それでは、この“理解しているつもり”を回避するにはどうすればよいのでしょうか。『U-NOTE』では以下のように解説しています。

「仕事で教わった内容は、必ず自分の言葉に置き換えて内容を確認するのがコツです。そうすることで内容を理解できているかいないかが明確になります。内容を理解していないと、自分の言葉に置き換えることはできません」

つまり、仕事を進める前に、口に出して確認してみるということが重要なんですね。上司から企画書を作るように指示を受けたら、どういう内容で作成すればよいか、必ず口に出して確認するようにしたいものです。

中には、ビジョンもなく部下にとりあえず企画書を作らせて、形になってから「ああでもない、こうでもない」と文句を言ってくる上司もいますよね……。

「だったら、最初から言ってよ」ってウンザリ。そんな困ったちゃんな上司対策としても有効な手段ですね。

■2:仮説思考で課題を解決

行き着く先が決まっていれば、そこに向かって全力で走るだけです。しかし、仕事では行き着く先を自分で見つけなければならない場面にも多々出くわします。

そのためには情報収集がモノを言いますよね。でも、情報を集めるのに時間がかかる、あるいは、手に入れられる情報そのものが少ないということもあるでしょう。

だからといって、「やりながら考えよう」というのはダメ。考えながら作業すると、動きが鈍りますし、5やればよかったところを10もやってしまい、無駄な時間を浪費することにもなります。

『U-NOTE』では、より迅速に課題を解決する手段として“仮説思考”が有効だと紹介しています。

「“仮説思考”とは、情報が少ない段階から常に全体像や結論を考えるスタイルのこと。このスタイルは、“作業をしていれば、自ずと答えが見つかるはず”という考えとは真逆のもの。具体的には、情報収集や分析作業を行う前に“仮の答え”をもって問題発見や解決に臨んでいく思考法です」

なるほど。“手を動かす前に、頭を動かせ”ということですね! 考えるトレーニングをしていないと、最初は“仮説思考”を実践するのは大変だと思います。でも、身に付いたら、とても強い武器になりそうです。

■3:頭を使うor使わない仕事で分ける

業務が山のようにあり、アレコレまんべんなく手を付けていたら結果的には何も終わってない、なんてことはありませんか?

このやり方では非効率ですし、「自分は仕事が出来ないダメなヤツだ」なんて落ち込んで、やる気もなくなっていきますよね。そんな人は、目の前の仕事を“頭を使わないといけない仕事”と“頭を使わないでいい仕事”に分類してみてください。

『U-NOTE』によると、企画などのアイデア出しは“頭を使わないといけない仕事”、データ入力や伝票整理などのルーティンワークは“頭を使わないでいい仕事”です。

それでは、どちらを先に終わらせるのでしょうか? 先にやるべきは、作業時間が読みやすい“頭を使わないでいい仕事”です。

「仕事の早い人は、“頭を使わないでいい仕事”を先に片付けて、その空いた時間で“頭を使わないといけない仕事”をしているのです。“頭を使わないでいい仕事”は確実に終わっていますから、その分仕事が進んでいるわけです」

山のような仕事があっても、確実に終わらせていくと精神的にも楽ですよね。

この3つが実践できれば、ノー残業デーでオフィスの照明が消されても未練がましくデスクにしがみつくことなく、消灯と同時に颯爽と会社を後にすることができそうですよね!

それに、女性は将来的にワーキングマザーとして、仕事と家庭の両立が求められる状況になる可能性も大!

毎日、仕事を時間内に終わらせて、子どもを保育園に迎えに行かなければならなくなるかもしれません。そんな日のためにも、効率的な仕事術を、ぜひ身に付けておきましょう。

(文/オノハルコ)

 

【参考】

成長意欲の高い人へ!仕事を早く覚えるコツは教わったことを「自分の言葉」に落としこむこと-U-NOTE

最速で最善の答えを見出すために。『仮説思考』で身に付く思考力とは-U-NOTE

仕事をパターン分けして分析!仕事が早い人がやっている頭の使い方-U-NOTE

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