あなたの貴重な時間を超無駄遣いしている「メール」の悪習慣5つ

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2015.01.21

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メールって返信や作成をしていると、意外と時間が過ぎますよね。『Daily Mail Online』によると、普通の労働者がメール作成に費やす時間は1日2時間半であることがわかっています。

どうすれば、この時間をもっと短くできるのでしょうか? それは、効率の悪い習慣をやめればいいのです!

英語圏のビジネスサイト『Entrepreneur』が、無駄に時間を使う人に共通しているメールに悪習慣を5つ発表。

この中に、あなたが今後やめた方がいい習慣が必ずあります。これらを確認して、少しずつ時間の無駄を減らしていきましょう!

■1:あなたの受信トレイ、不要な情報で一杯になっていませんか?

様々な情報をすべてキャッチしたいという考えは悪いことではありません。でも、あなたの受信箱に届いたニュースレターを全部読もうとすると、本当に大切なメールに辿り着くまでに大変な時間と労力がかかってしまいます。

まずは、あなたにとって本当に重要なものだけを保存し、その他はキレイさっぱり削除してしまいましょう! 読まないニュースレターなどは購読をやめ、不要なスレッドは削除することで、受信箱が見やすくなることは言うまでもありません。

■2:何でも、メールを使っていませんか?

仕事からプライベートまで、電子メールは幅広く活用することができます。でも、ツールはメールだけではありません。

例えば、同僚との社内での会話には、HipChat(ヒップチャット)や、Slack(スラック)などのチャットアプリを使ったり、重要な会議のスケジュール調整には、Doodle(ドゥードル)や他のカレンダーアプリを使ったり、書類を保存したり共有したりするのには、専用のプラットフォーム(Google Drive)経由で行うこともできるのです。

もちろん急用の場合は、受話器を取って電話をかけましょう。

■3:無駄に受信トレイのチェックをしていませんか?

例えば、5分ごとにメールをチェックしたり、同じ内容の回答メールを何度も入力したりするのは効率の良い作業ではありません。

まずは、メールを確認する時間を設定します。同時に、受信トレイのすべての機能を十分使いこなせているかチェックしてみましょう。

例えば、フィルターを設定することで、メッセージを自動的に分類することもできますし、同じ内容のメールはテンプレートを作成することで素早く返信することができ、時間短縮が可能になります。

■4:要点をまとめた、読みやすいメールを書いていますか?

メールを書く際は、正しい文法と綴り、簡潔さと明瞭さが重要です。あなたが何を言いたいのか理解できないメールを送ったとしたら、メールそのものの意味が無効となってしまい、お互いの忙しい時間を無駄にしてしまいます。

まず、メールを書く時は、メッセージを簡潔かつ快い内容にし形式に注意します。また、相手は忙しいということを念頭におき、伝えたい内容を明確に表すことも重要。

あとで参照したい内容を含む場合には、検索しやすいよう表題を工夫してみると良いでしょう。

■5:検索バーを活用していますか?

膨大な量の受信トレイに紛れて、重要な情報やメールを見落としてしまうことがあります。そんなことがないよう、受信トレイは定期的にきれいにしましょう。

また、前にもらったメールを読み返したい場合や必要な情報を探したい場合には、検索バーを使うと便利ですよ!

……向き不向きはあるものの、メールはこれからも世界中で利用されるツールのひとつです。とはいえ、使用方法や便利な機能がどんどん変化しているのも事実。

様々な機能を上手に活用して、効率的にメールを使っていきましょう! ぜひあなたの貴重な時間、有効に使ってくださいね。

(文/二葉)

 

【参考】

5 Bad Email Habits That Waste Your Time-Entrepreneur

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