1日の目標は50%できればOK!作業効率が上がる時間の使い方10個

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2015.02.04

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いつも頑張っているのに、なぜか仕事が一向にはかどらない。「今日は定時に帰ろう」と決めても、なぜか残業してしまう……。

こんな風に、何だか時間と労力だけが無駄に費やされているように感じることってありませんか?

仕事でもプライベートでも、やりたいこと・やらなければいけないことをサクサクこなせる自分になりたいですよね。すると、きっと人生も大きく変わってくるはず!

そこで今回は、アメリカの雑誌『Entrepreneur』Web版が発表した、自分の時間をもっとうまく管理できるようになるテクニックを10個ご紹介します。

この中のどれかひとつでも試すと、あなたの1日が今よりうまく回り出しますよ!

■1:スケジュール帳に行動や会話を記録する

スケジュール表を持ち歩き、1週間のうちに思いついたこと、会話の内容や行ったことなどを記録しましょう。これにより、あなたが1日にどのぐらいの事を行なっているかわかります。

また、あなたの貴重な時間がどのように使われているのかを知ることも出来ます。

そして、実際にどのぐらいの時間が結果を生み出すのに使われていて、どれだけの時間が無駄な考えや会話、行動に費やされているのかがよく分かるようになります。

■2:時間割(ToDoリスト)を作成する

時間割が必要なのは、学校だけではありません。あなたが成果を出すために必要な行動や会話にだって時間割が必要です。

つまり、ToDoリストが稼働していないと、ゴールにたどりつくまでのポイントはたまらないのです。ToDoリストは自身で管理し、優先順位を決めて、会話や活動の予定を組んでください。

その際、始まりと終わりの時間を設定してください。あとはその予定に忠実に従いましょう。

■3:計画の50%以上遂行を厳守する

あなたが計画した自身の成果につながる行動や会話は、少なくとも予定した半分は達成するようにしてください。「今日はできない」と思っても、その仕事を細かく分類して、50%まで進めてしまいましょう。

■4:作業が中断される時間もあらかじめ組み込む

スケジュール帳には、作業から離れる時間、中断される時間もあらかじめ組み込んでおいてください。そうすれば、「何でこんなにかかったの?」と後悔せずに済みます。

■5:毎朝その日のスケジュールを30分考える

毎日最初の30分は、1日の計画を立てる時間にしましょう。計画が完成するまでは、行動を始めてはいけません。1日のうちで最も大切な時間は、あなたがスケジュールを立てる時間なのです。

■6:リハーサルとフィードバックを行なう

毎回何か行動にとりかかる前には、5分ほど時間をとるようにしてください。このとき、今から行なうことによってどんな結果を得たいのかを考えてみましょう。

行動前に、どんな成功を得られるのかを知る助けとなります。また、毎回何かした後には、欲しかった結果が得られたかどうかを考えてみてください。

もし得られなかったとしたなら、何がダメだったのか? 次回どうやってその部分を埋められるのか? あらためて考えてみましょう。

■7:集中したい時はサインを出す

ここ一番、絶対にやらなきゃいけないことをする時は、 ”邪魔しないで”サインを使いましょう。

■8:メールや電話は対応する時間を決めておく

電話が鳴っている、電子メールがきている、というだけの理由でそれに対応しないでください。そのためには、インスタントメッセージング機能を有効にしないことです。

迅速な人間による応答が、あなたのビジネスで決定的に重要事項でない場合は、簡単にあなたの貴重な時間とパワーを人に与えてはいけません。

その代わり、電子メールに答え、電話に返答する時間をあらかじめ決め、管理するようにしましょう。

■9:使う必要のないSNSは遠ざける

仕事のうえで実際にそれらの機能を使っていないのであれば、FacebookやTwitterなどの集中力を削ぐソーシャルメディアは使用を避けましょう。

■10:完璧にできなくても悔やまない

どんなにがんばっても、計画したすべてを成し遂げることはできないものです。自責の念にかられる必要はありません。

それよりも、あなたの思考・会話や行動の20%が、あなたの結果の80%を生み出すという確率が良い確率であるということを覚えておいてください。

いかがでしたか? ちなみに、筆者の元同僚には、(視力は良好なのですが)黒ぶち眼鏡をすることで“邪魔しないで”サインを出していた人がいました。

決してそう言っているわけではないのですが、眼鏡をした途端、近寄りがたいオーラが強烈に出ていたのです。集中したい時はこういったアイテムも有効ですよ。

みなさんも、実行可能なものを選んでぜひ実践してみてくださいね。

(文/富士峰子)

 

【参考】

How to Manage Time With 10 Tips That Work-Entrepreneur

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