メールは1日3回&20分で済ます!時間を効率よく使う方法7つ

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2015.06.16

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仕事や家事をしていると、気づかないうちにあっという間に時間は流れていきますよね。そんなあなたに朗報があります。

ちょうど雑誌『MONEY』の電子版が、効果的な時間管理法を7つ提案していました。そう、時間の使い方を少し工夫するだけで、もっと余裕はできるものなのです。

有意義な時間を過ごしたい人は、以下の7つを試してみましょう。

■1:時間を記録する

時間を効果的に管理したければ、自分が一体どんなことに時間を使っているのかを把握することがポイント。まずは1週間、時間を記録してみましょう。

スケジュール帳に手書きでもいいし、エクセルなどに入力するのも、アプリを使うのもOK。やりやすい方法を選んでください。アプリでお勧めなのは、『RescueTime』(月9.99ドル、14日間の無料トライアルあり)。

パソコンから離れていた時間や、閲覧したサイト、使用したソフトウェアの種類を毎日記録してくれ、生産性の週間レポートまで出してくれます。気が散ってしまうサイトをブロックすることも可能です。

■2:休憩を取る

人間の脳は、最大で90分の集中しかできない作りになっているそうです。さらに、このあとに休憩が取れると分かっているからこそ集中できるのだとか。

気分転換に散歩に行ったりコーヒー・ブレイクを取ったりするのは、理にかなっているということですね。堂々と休憩しましょう!

30分、45分、90分のいずれかのスパンで作業をすると効果的だそうです。そしてリフレッシュして集中力が高まる休憩直後には、一番重要な仕事をもってくれば効率がさらにアップするはず。

■3:6-12-6ルールを活用する

ある調査によると、私たちは1週間に1日相当の時間を、メールや電話などの対応に費やしているそうです。ダラダラとメールなどに時間を過ごさないよう、電話の電源をオフにし、メーラーを閉じることを記事では提案しています。

メールは時間を決めて、朝6時、昼12時、そして夕方6時の1日3回だけチェックしましょう。

これが、6-12-6ルール。各時間でメールに費やすのは、20分ずつ。こうすることで、メールに振り回されることなく、優先事項に集中することができます。

■4:効率化の技術をどんどん活用する

現代人は忙しい、というのは定説ですが、実は新しい技術のおかげで、私たちの仕事は昔と比べ、かなり効率化が可能になっています。これらの技術を活用しましょう。

例えば、ファイルや書類の整理には、無料のアプリEvernoteがお勧め。プロジェクト、アイデア、画像などすぐに保存しておくことができ、後で誰かと共有するのも簡単。

さらに、会議やスピーチなどの音声も録音できるため、メモ取りする手間が省けます。

■5:音楽で集中する

音楽を聴いて生産性を上げましょう。『Focus@Will』は、集中力を高めるために科学的に選ばれた曲を聴くことができるウェブサイト&アプリです。

クラシックや水の音など、10種類以上のチャンネルから好きなタイプの曲を選ぶことが可能。音楽を聞くのがOKな職場なら、集中する助けとして活用できそうです。30日間無料トライアルの後、月5.99ドル。

■6:タイマーやアラームを活用する

仕事中に時計ばかりを気にして集中力が阻害されないよう、タイマーやアラームを使うと、その分集中できて効率的です。タイマーアプリはたくさんありますので、好みに合うものをぜひ見つけてみてください。

あと、記事では『Harvest』というオンライン・サービスも勧めています。これは、例えばフリーランスやプロジェクト・マネージャーなど、プロジェクトにかけた時間で顧客に請求するような形態の仕事をしている人に最適。

時間を記録して請求書を発行できるオンライン・サービスです。30日間無料トライアルの後は月12ドル〜。アシスタント1人雇うよりもかなりお安く済みそうです。

■7:朝型に変わる

上記を試しても、まだ「時間が効率化できない!」という方は、思い切ってシンプルに、朝型の生活に切り替える、というのはいかがでしょうか?

この案を提案しているのは、『最も成功した人たちが朝食前にしていること(What the Most Successful People Do Before Breakfast)』という著書があるローラ・バンダーカム氏。

自身も4人の子育てに追われる母親でもあります。「ほとんどの人は、寝る前にダラダラと時間を過ごしています。この非生産的な時間を、早寝早起きすることで朝の生産的な時間に変えてしまいましょう」とのこと。

みなさんが取り入れられそうなアイデアはありましたか? 時間は限りあるリソース。賢く管理しないと、どんどん無駄に過ぎていきます。これらを活用して、実りある1日を過ごしましょう!

(文/松丸さとみ)

 

【参考】

7 Time Management Tricks to Help You Keep Your Cool-Money

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