配慮が大切!プレゼンシートの枚数は「4の倍数」にするべき理由

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2015.07.01

suzie.20150701

『仕事の速い人は150字で資料を作り3分でプレゼンする。 「計って」「数えて」「記録する」業務分析術』(坂口孝則著、幻冬舎)は、テレビでもおなじみのコンサルタントが、効率よく仕事を進めるためのメソッドを明かした書籍。

「プレゼンやレポート」「文章」「交渉や人間関係」「スピーチや講演」とテーマ別に、それぞれ「計る」「数える」「記録する」という観点から解説しています。

きょうはそのなかから、プレゼンテーション時にすぐ役立たせることができそうなポイントを、いくつかご紹介しましょう。

プレゼンシートの枚数は4の倍数がいい

プレゼンテーションシートをつくるには、時間と手間がかかるもの。いかに効果的なものにするかについても、頭を悩ませなければなりません。

しかし意外なのは、著者がプレゼンシートについて、「時間があれば、パワーポイントのページ数を4の倍数にしておこう」と主張している点です。

ページ数など関係なさそうですが、これは聴衆に配る資料を印刷するときに有効なのだとか。

なぜなら、昨今はコピー用紙削減のあおりから、2画面を1枚に印刷することが多いから。それどころか、両面コピーされることも少なくありません。

つまりそんなとき、4の倍数で資料を作成しておけば、余白を残さずにピッタリ納めることができるということ。些細な配慮が大切なわけです。

プレゼンシート1枚あたりの説明時間

なお、プレゼンシートを4の倍数にした場合、1枚あたりの説明時間は次のようになります。

[30分の場合]・・・12枚(10枚+最後に補足資料、連絡先など)

[60分の場合]・・・20枚

[90分の場合]・・・32枚(30枚+同じく最後に補足資料、連絡先など)

こうすれば、与えられた時間で何枚のスライドを用意すべきかが明確になるということ。

ちなみに著者の知人の某コンサルタントは、会場に到着すると最初に、聴衆に配布されている資料を確認するのだそうです。

上記のように、片側2面印刷の両面コピーの場合は、1枚に4面が印刷された状態。彼は講演の冒頭で資料を掲げ、「この1枚を10分で説明します」と宣言するのだとか。1画面を2.5分で説明するということです。

つまり、そうすることによって、聴衆に自分のことを「時間を守るプレゼンターだ」と印象づけることが可能。また聴衆は、残り時間を直感的に理解できるわけです。

そこまで緻密に考えるべきだということに驚かされますが、「道筋が明確に示されたプレゼンテーションほど聴きやすいものはない」と著者は記しています。

印刷してくれる人への指示を忘れずに

とはいえ、せっかく4の倍数で資料を作成しても、表紙だけまるまる1枚で印刷されてしまい、台無しになったこともあるのだとか。

そんなことにならないように、印刷してくれる人に事前に指示を出しておくなどの配慮は必要となるようです。

このように、なかなか思いつかないようなことについても、微に入り細に入り解説してくれているところが本書の魅力。

プレゼンテーションに関することのみならず、「文章」「交渉や人間関係」「スピーチや講演」についても、すぐに使えるアイデアやメソッド満載です。

(文/印南敦史)

 

【参考】

坂口孝則(2015)『仕事の速い人は150字で資料を作り3分でプレゼンする。』幻冬舎

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